La circolare n. 15/E, pubblicata il 22 dicembre 2025 dall’Agenzia delle Entrate fornisce indicazioni operative agli Uffici per assicurare uniformità applicativa in merito alle novità introdotte dal Decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192 e dalla Legge 30 dicembre 2024, n. 207 sulla disciplina delle trasferte dei lavoratori dipendenti.

L’obiettivo della circolare è coordinare formalmente e sostanzialmente le norme sulla tracciabilità dei pagamenti.

• Tracciabilità delle spese per le trasferte o le missioni, ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente

La Legge di Bilancio 2025 modifica l’articolo 51, comma 5, del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), introducendo l’obbligo di pagamento tracciabile per alcune spese sostenute durante trasferte e missioni dei lavoratori dipendenti. In particolare, i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati tramite taxi e servizi di noleggio con conducente (NCC), non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente solo se pagati con strumenti tracciabili (bonifico, carte, PagoPA, app di moneta elettronica collegate a IBAN, ecc.).

L’obbligo di tracciabilità si applica sia alle trasferte effettuate all’interno del comune sia a quelle fuori dal comune, indipendentemente dal sistema di rimborso adottato (analitico, forfetario o misto). Per le trasferte nel comune restano escluse dal reddito solo le spese di viaggio e trasporto documentate, ma per taxi e NCC è ora richiesta anche la tracciabilità del pagamento. Per le trasferte fuori comune, la condizione vale per vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi/NCC, mentre restano escluse dall’obbligo altre spese diverse da queste.

L’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili riguarda esclusivamente le spese sostenute in Italia; per quelle sostenute all’estero, invece, tale requisito non è previsto. Tra le spese soggette a tracciabilità rientra anche l’imposta di soggiorno, in quanto strettamente legata alle spese di alloggio. Al contrario, non è necessario garantire la tracciabilità per i rimborsi relativi all’uso di mezzi di trasporto di linea, come treni, autobus, aerei o navi, né per le indennità chilometriche corrisposte ai dipendenti.

• Tracciabilità delle spese per le trasferte o le missioni e per le spese di rappresentanza ai fini della determinazione del reddito di lavoro autonomo

L’articolo 5 del decreto delegato IRPEF ha riformato in modo organico la disciplina del reddito di lavoro autonomo, riscrivendo l’articolo 54 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) e introducendo gli articoli da 54-bis a 54-octies, con l’obiettivo di rendere più chiari e sistematici i criteri di determinazione dei componenti positivi e negativi di reddito. È stato, inoltre, introdotto il principio di onnicomprensività del reddito di lavoro autonomo.

In generale, i rimborsi analitici sostenuti dal professionista per l’esecuzione di un incarico e addebitati al committente non concorrono al reddito. Tuttavia, il nuovo comma 2-bis dell’articolo 54 prevede una deroga: i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC effettuati in Italia concorrono al reddito se il pagamento non è tracciabile. Al contrario, se queste spese non vengono rimborsate dal committente, possono essere dedotte dal reddito del professionista a condizione che siano state pagate con strumenti tracciabili. Lo stesso obbligo si applica anche alle spese sostenute direttamente per l’attività professionale, a quelle relative a incarichi affidati ad altri lavoratori autonomi e ai rimborsi delle trasferte di dipendenti o collaboratori.

Le spese di rappresentanza sono deducibili fino a un massimo dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta, a condizione che siano sostenute tramite strumenti di pagamento tracciabili.

• Tracciabilità delle spese per le trasferte o le missioni e per le spese di rappresentanza ai fini della determinazione del reddito d’impresa

L’articolo 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi disciplina la deducibilità, ai fini del reddito d’impresa, delle spese per trasferte sostenute da lavoratori dipendenti e collaboratori. In particolare, le spese di vitto e alloggio per trasferte fuori dal territorio comunale sono deducibili entro il limite giornaliero di 180,76 euro, elevato a 258,23 euro per le trasferte all’estero. In caso di utilizzo dell’auto propria o a noleggio, la deduzione è ammessa entro determinati limiti legati alla potenza del veicolo o alle tariffe di noleggio.

Con la Legge di Bilancio 2025 è stato introdotto il comma 3-bis, secondo cui le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC, inclusi i rimborsi analitici, sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili. Successivamente, il decreto fiscale ha chiarito che l’obbligo di tracciabilità si applica esclusivamente alle spese sostenute in Italia per le trasferte dei dipendenti, mentre per quelle effettuate all’estero non è richiesto alcun metodo di pagamento tracciabile. Il nuovo comma 5-ter estende l’obbligo di pagamento tracciabile anche alle spese relative a prestazioni di servizi commissionate a lavoratori autonomi, come nel caso di amministratori non dipendenti.

Anche le spese di rappresentanza sono deducibili solo se tracciabili, senza limitazioni territoriali, per erogazioni gratuite di beni o servizi con finalità promozionali o di pubbliche relazioni, rispettando i criteri di ragionevolezza e inerenza. Le novità, quindi, estendono la tracciabilità per trasferte interne e spese di rappresentanza, aumentando la certezza e la trasparenza fiscale. Il principio della tracciabilità viene, dunque, esteso anche alle spese di trasferta e rappresentanza proprio per garantire, da un lato una minore circolazione del contante, dall’altro per amplificare la trasparenza ed evitare ogni genere di abuso.